Kompletní průvodce automatizací kanceláře: Moderní technologie pro pohodlí a efektivitu

Chytré technologie zásadně změnily způsob práce v kancelářích zavedením inovací, které zvýšily produktivitu, efektivitu i možnosti spolupráce a přispěly k flexibilnějšímu pracovnímu prostředí. Pojďte se společně s námi blíže podívat na to, jaký dopad může mít automatizace na práci v kanceláři.

Chytré osvětlení a automatické stínění

Součástí některých moderních kanceláří je inteligentní osvětlení, které se přizpůsobuje potřebám zaměstnanců. Světla bývají vybavena senzory a časovači, díky kterým je možné osvětlení nastavit tak, aby se automaticky vypínalo, zapínalo a měnilo intenzitu na základě denní doby. Výhodou inteligentního osvětlení je také možnost změny teploty, barvy i intenzity světla, možnost ovládání na dálku a integrace s chytrými zařízeními.

V kancelářích své uplatnění nacházejí také automatické venkovní žaluzie a rolety. Automatické venkovní stínění využívá senzory, které reagují na úroveň světla, teplotu nebo přítomnost osob v místnosti. Na základě těchto údajů se automaticky nastaví tak, aby předokenní žaluzie či rolety zajistily ideální podmínky. Tímto způsobem zvyšují komfort i produktivitu, snižují náklady na klimatizaci v létě a na vytápění v zimě a zajišťují soukromí.

Chytré stínění zvyšuje komfort a snižuje náklady za energie

Automatizované řízení teploty a kvality vzduchu

Dalším krokem k nezanedbatelné energetické úspoře a také k zajištění příjemného a zdravého pracovního prostředí jsou chytré termostaty a klimatizace, jež se přizpůsobují okolním podmínkám a zajišťují optimální teplotu během dne.

K vyšší kvalitě vzduchu v kancelářských prostorech přispívají i automatické čističky vzduchu a zvlhčovače, které pomocí senzorů monitorují kvalitu vzduchu a upravují svůj výkon podle aktuálních potřeb.

Moderní bezpečnostní systémy

Moderní bezpečnostní systémy se zaměřují jak na zvýšení bezpečnosti zaměstnanců, tak i majetku a dat firmy. Přístup do prostor kanceláře pouze autorizovaným osobám zajišťují biometrické přístupové systémy (rozpoznávání otisků prstů, obličeje apod.) nebo čipové karty. Bezpečnost zvyšují i kamerové systémy, detektory nebo senzory, které je možné integrovat se smart systémy.

V dnešní době je jedním z klíčových témat firem ochrana dat. Podle Českého statistického úřadu polovina velkých firem zažila bezpečnostní incident v oblasti IT. Kybernetická bezpečnost by proto měla být v kancelářích jednou z priorit. Data jsou chráněna například pomocí antivirových programů a šifrování dat. K ochraně přístupu k firemním účtům slouží vícefaktorová autentizace.

V chytré kanceláři je digitální bezpečnost klíčová

Automatizace meetingů

Moderní technologie v inteligentních kancelářích dokáží usnadnit organizaci i průběh schůzek a zvýšit jejich efektivitu. Díky automatizovaným rezervačním systémům můžou zaměstnanci například přes digitální kalendáře rezervovat zasedací místnost. Zasedací místnosti, které jsou vybaveny senzory přítomnosti, mohou rezervaci automaticky zrušit, pokud se nikdo nedostaví. V zasedací místnosti mohou být i další senzory, které na základě rezervace v daný čas nastaví optimální osvětlení, teplotu a audiovizuální techniku.

Efektivitu meetingů zvyšují i bezdrátové projekční systémy, které umožňují sdílení obrazovky bez nutnosti kabelů, interaktivní displeje nebo možnost propojit schůzky s platformami, jako jsou Microsoft Teams, Google Meet nebo Zoom. Díky současným digitálním asistentům a umělé inteligenci je možné také automaticky generovat zápisy a shrnutí schůzek. Tyto systémy dokážou rozpoznat nejdůležitější body konverzace, uložit je do textového formátu a po skončení schůzky je sdílet se všemi účastníky.

Chytré kávové a tiskové stanice

Podle průzkumu společnosti L’OR si alespoň jeden šálek kávy každý den dopřává 85 % Čechů. Kávovary v kancelářích tak patří k oblíbeným zaměstnaneckým benefitům. Chytré kávovary zaměstnancům umožňují nastavit si oblíbený nápoj podle svého vkusu nebo monitorují spotřebu kávy, díky čemuž firmám umožňují optimalizovat náklady a objednávky. Chytré kávovary bývají také spojené s automatickým doplňováním surovin, takže je kávovar vždy připravený k použití.

Co se týče chytrých tiskových stanic, díky propojení s digitálními systémy a cloudem umožňují efektivní a bezpečný tisk. Bývají vybaveny dotykovými obrazovkami a aplikacemi, takže umožňují rychlé nastavení tisku, skenování nebo kopírování dokumentů. Některé chytré tiskové stanice navíc sledují spotřebu a automaticky upozorní na nedostatek papíru či toneru.

Stabilní internetové připojení je základem moderních kanceláří

K tomu, aby všechny prvky chytré kanceláře fungovaly tak, jak mají, je nezbytné rychlé a stabilní optické internetové připojení. Spolehlivým partnerem firem, které hledají kvalitní internetové připojení, je společnost Quantcom, jež nabízí flexibilní řešení na míru, garantuje symetrickou rychlost připojení a poskytuje nepřetržitou podporu.

Automatizace kanceláří je spojená s celou řadou výhod, a to jak pro zaměstnance, tak i pro samotné firmy. Zvyšuje efektivitu a produktivitu práce a přispívá k vyšší spokojenosti zaměstnanců. Naše společnost Sun System dodává širokou nabídku automatizačních prvků Somfy do moderních kanceláří. Požadavky na rychlý optický internet pro firmy, který zajišťuje bezproblémový chod těchto technologií, splňuje internetové připojení od společnosti Quantcom.